Научный журнал
Фундаментальные исследования
ISSN 1812-7339
"Перечень" ВАК
ИФ РИНЦ = 1,074

АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ: ПРИМЕНЕНИЕ В ОРГАНИЗАЦИИ КОРПОРАТИВНЫХ БАНКОВСКИХ КАРТ

Кисилевич Т.И. 1
1 Сочинский государственный университет туризма и курортного дела, Сочи
В статье освещены вопросы, которые целесообразно рассмотреть аудитором при аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами корпоративными банковскими картами. Корпоративные карты получают все более широкое распространение во всех организациях, так как имеют ряд преимуществ перед чековыми книжками. Автором приведены возможные нарушения в бухгалтерском и налоговом учете при применении корпоративных карт с указанием нормативных документов, даны некоторые рекомендации аудиторам, предложен тест для аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами.
аудит
корпоративная банковская карта
расчеты с подотчетными лицами
держатель банковской карты
1. Налоговый кодекс РФ. Часть вторая от 31.07.98 № 146-ФЗ (ред. от 19.07.2009).
2. Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359.
3. Постановление Президиума ВАС РФ от 21.09.2010 № 2942/10.
4. www.minfin.ru, дата последнего посещения: 22 декабря 2010.
5. www.nalog.ru, дата последнего посещения: 11января 2010.
6. Мельник М.В. Аудит. – М.: Экономистъ, 2006.
7. Скобара. В.В. Аудит. Методология и организация. – М.: Дело и сервис, 1998.
8. Ганжа Г. Подотчетные карты. В командировку – с «кредиткой // Расчет. – 2010. – №1.
9. Щипанова Н.Ю. Расчетная банковская карта // Пищевая промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение. – 2010. – № 3.

В последнее время широкое применение в организациях получили корпоративные банковские карты. Корпоративная карта - универсальное средство расчетов, являющееся выгодной альтернативой чековой книжки, так как ее можно использовать не только для операций получения наличных денежных средств, но и для расчетов в магазинах, ресторанах, кассах продажи билетов и т.п.

При проверке расчетов с подотчетными лицами аудитору целесообразно ознакомиться с нормативным документом Центрального банка РФ - Положением Банка России от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт» (далее - Положение), которое устанавливает правила осуществления кредитными организациями операций с банковскими картами и регулирует вопросы их выпуска и обслуживания.

В соответствии с п. 1.4 Положения банковская карта признается видом платежной карты и является инструментом безналичных расчетов, предназначенных для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами, операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством Российской Федерации и договором с эмитентом.

Корпоративная банковская карта позволяет:

- получать наличные в рублях и рассчитываться ими по операциям, связанным с хозяйственной деятельностью организации, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы;

- безналично рассчитываться картой по операциям, связанным с хозяйственной деятельностью организации, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы;

- получать наличные в валюте за пределами РФ для оплаты командировочных и представительских расходов;

- безналично оплачивать по банковской карте в валюте за пределами РФ командировочные и представительские расходы;

- совершать другие операции, на которые валютным законодательством не установлен запрет или ограничение на их совершение.

Корпоративная карта открывается в учреждении банка на имя конкретного сотрудника, уполномоченного организацией на совершение операций по карте, поэтому она является именной.

Осуществлять операции сотрудник - держатель карты может только в пределах лимита, указанного в договоре с банком.

Организации используют корпоративные карты двух видов:

- расчетные, когда расчеты проводятся за счет денежных средств организации на счете в банке либо овердрафта;

- кредитные, когда расчеты проводятся за счет кредита, предоставляемого банком по кредитному договору.

Эти виды банковских карт различаются по источникам, за счет которых деньги поступают на специальный карточный счет организации. Для открытия расчетной корпоративной карты фирма заблаговременно перечисляет собственные средства на этот счет. Если открывается кредитная корпоративная карта, банк-эмитент предоставляет фирме кредит, сумму которого зачисляют на специальный счет.

По одному счету клиента могут совершаться операции с использованием нескольких расчетных (дебетовых) или кредитных карт, а также по нескольким счетам клиентов могут совершаться операции с использованием одной расчетной (дебетовой) или кредитной карты, выданной кредитной организацией - эмитентом клиенту или лицу, им уполномоченному.

Корпоративные карты, как правило, применяются сотрудниками для оплаты командировочных, представительских или на другие производственные цели. Следует учитывать, что с корпоративной карты можно снимать наличные рубли, но получать в банкоматах наличную иностранную валюту на территории РФ не разрешается. За границей валютные корпоративные карты можно использовать только для оплаты командировочных и представительских расходов, а вот оплачивать картой товары (работы, услуги) для производственных целей организации не разрешается.

При аудите банковских счетов аудитор получает информацию сам или использует сведения, полученные от других аудиторов, проверяющих эти операции, о наличии в организации операций по специальным счетам, так как все расчеты по корпоративным картам учитываются на счете 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Карточный счет».

Аудитор проверяет наличие аналитического учета в разрезе держателей банковских карт.

Списание денег с карточного счета отражается проводкой по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту субсчета «Карточный счет» счета 55 «Специальные счета в банках». Средства, списанные со счета организации в результате совершения операций держателем корпоративной карты, считаются выданными под отчет сотруднику до предоставления первичных документов, подтверждающих произведенные расходы.

Наличие и движение денежных средств в иностранных валютах учитываются на счете 55 обособленно.

Аудитору в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (Приказ Минфина России от 27.11.2006 № 154н) следует проверить правильность пересчета стоимости средств на счетах в кредитных организациях, средств в расчетах с юридическими и физическими лицами, выраженной в иностранной валюте, в рубли.

При наличии договора с банком о выпуске и обслуживании кредитной банковской карты необходимо проверить операции по счету 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

Также аудитору необходимо проанализировать движение по счету 57 «Переводы в пути», так как квитанции банкоматов поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающему факт списания денежных средств со счета юридического лица.

Итак, аудитору, проверяющему расчеты с подотчетными лицами в части применения ими корпоративных карт, кроме получения информации об операциях на счетах 55, 57 и 66, следует проверить наличие в организации локального нормативного документа о порядке применения и использования корпоративных банковских карт и его содержание. Рекомендуем в таком документе отразить:

- информацию о том, что сведения о ПИН-коде карты являются конфиденциальными и держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим лицам;

- порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам;

- ответственность за нарушение установленного порядка держателями карт;

- срок, в течение которого работник должен представить в организацию отчет об израсходованных суммах по корпоративной карте;

- описание документооборота;

- перечень первичных документов, которые должны подотчетные лица прилагать к авансовым отчетам при различных операциях[1].

Каждый сотрудник, получивший карту, должен расписаться в том, что ознакомлен с правилом о необходимости при обнаружении факта кражи или пропажи карты незамедлительного сообщения об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней, и в организацию.

По нашему мнению, организации целесообразно организовать забалансовый учет полученных в банке и переданных сотрудникам карт.

Некоторые авторы предлагают расчетные банковские карты учитывать аналогично денежным документам на субсчете «Денежные документы» счета 50 «Касса».

Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К 50 «Касса», субсчет «Денежные документы»- выдана под отчет работнику организации расчетная карта по номинальной стоимости;

Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» К 57 «Переводы в пути» - получены наличные денежные средства;

Д 50 «Касса», субсчет «Денежные документы», К 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - возвращена расчетная банковская карта по номинальной стоимости подотчетным лицом.

Аудитору необходимо проверить наличие и ведение организацией Журнала выдачи и возврата корпоративных банковских карт, а при его отсутствии рекомендовать ведение такого журнала. В журнале целесообразно отразить следующую информацию:

- номер карты;

- фамилию и должность держателя карты;

- срок, на который карта выдана сотруднику;

- дату передачи карты сотруднику;

- дату возврата карты сотруднику;

- подписи сотрудника при получении и сдачи карты;

- подписи лиц, ответственных за выдачу и прием возвращаемых карт.

Расходы, оплаченные картой, проверяются аудитором в обычном порядке.

Аудитору следует проверить наличие документов на бумажном носителе - слипов, квитанций электронного терминала, являющихся основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служащим подтверждением их совершения - п. 3.1 Положения.

В аудиторской практике встречаются ситуации, в которых сотрудник организации - держатель корпоративной карты не представил авансовый отчет или представил его несвоевременно, о чем свидетельствует выписка банка. Аудитору следует проверить своевременность выполнения бухгалтером записей по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

При проверке обоснованности производственного характера расходов аудитору необходимо учесть следующее. Расходы по оплате услуг носильщика, химчистки, уборки в номере, телефонных переговоров и другие расходы не уменьшают полученные доходы при налогообложении прибыли. В соответствии с Письмом Минфина России от 03.07.2006 № 03-03-04/2/170 такие и аналогичные расходы считаются личными расходами командированного работника. При выявлении подобных расходов аудитор проверяет их включение в доход подотчетного лица и полноту и своевременность исчисления и перечисления налога на доходы физического лица.

Комиссия банка за ведение карточного счета учитывается в расходах для целей исчисления налога на прибыль на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Следует отметить необходимость проверки аудитором соблюдения лимита расчетов при использовании корпоративных карт. Оплата товаров, работ или услуг посредством банковской карты согласно Положению является инструментом безналичных расчетов. С одной стороны, это означает, что установленный ЦБ РФ Указанием от 20.06.2007 № 1843-У лимит расчетов наличными в рамках одного договора - 100 000 руб. - на расчеты с использованием корпоративных карт не распространяется. Но, с другой стороны, в соответствии с п. 2.5 Положения кредитная организация - эмитент обязана определить максимальную сумму наличных денежных средств в рублях, которая может выдаваться клиенту - юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю в течение одного операционного дня для целей, указанных в названном пункте. ЦБ РФ рекомендует коммерческим банкам устанавливать данный лимит в размере не выше 100 000 руб. В Письме от 25.09.2009 № 117-Т ЦБ РФ разъяснил, что эту рекомендацию можно применить в отношении операций по получению наличных денежных средств в рублях в течение одного операционного дня по каждой расчетной (дебетовой) или кредитной карте, выданной уполномоченному сотруднику клиента - юридического лица, индивидуального предпринимателя.

В соответствии с планом аудиторской проверки аудитор, проверяющий расчеты с подотчетными лицами с применением корпоративных карт, или аудитор, проверяющий операции по банковским счетам, должны проверить факт и сроки сообщения в налоговый орган информации об открытии счета в отделении банка для проведения операций, совершаемых с использованием расчетных (дебетовых) карт.

Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.09.2010 № 2942/10 по делу № А50-8557/2009 в удовлетворении заявления о признании недействительным решения налогового органа о привлечении к ответственности на основании п. 1 ст. 118 НК РФ и наложении штрафа отказано, так как несообщение организацией в налоговый орган в установленный срок информации об открытии счета в отделении банка для проведения операций, совершаемых с использованием расчетных (дебетовых) карт, влечет ответственность, предусмотренную ст. 118 НК РФ.

В указанном Постановлении сделан вывод, что организации обязаны сообщать об открытии в отделении банка счета, предназначенного для проведения операций, совершаемых с использованием расчетных (дебетовых) карт.

При этом Президиум ВАС РФ подчеркнул, что договор об открытии такого счета является договором банковского счета, поскольку расчеты по дебетовой карте осуществляются за счет денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете. Таким образом, открытие банковского счета - необходимое условие использования пластиковой карты. Кроме того, заключенный с банком договор по обслуживанию банковских карт предусматривает, что налоговый орган вправе списывать с таких счетов средства в порядке инкассо. Следовательно, по мнению Президиума ВАС РФ, организация обязана сообщать о тех счетах, с которых налоговый орган вправе списать денежные средства.

Ст. 118 «Нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии счета в банке» НК РФ установлена ответственность налогоплательщика за нарушение срока представления в налоговый орган информации об открытии или закрытии им счета в каком-либо банке в виде штрафа в размере 5 тыс. руб.

Статьей 23 «Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)» НК РФ установлен срок для представления такой информации - семь дней со дня открытия (закрытия) счета. В этой связи налоговые органы вправе привлечь организацию к налоговой ответственности на основании ст. 118 НК РФ за несообщение в течение семи дней с момента открытия/закрытия счета, предназначенного для проведения операций, совершаемых с использованием расчетных (дебетовых) карт.

Аудитору можно применить предложенный нами тест (таблица).

Тест аудита расчетов с подотчетными лицами
при применении корпоративных банковских карт

№ п/п

 

Да/Нет

Примечание

1

2

3

4

1.

Наличие в организации локального нормативного документа - Положения (правил) применения и использования корпоративных банковских карт

 

При отсутствии Положения, предусматривающего правила применения и использования корпоративных банковских карт рекомендовать организации его разработать

2.

Все ли основные моменты отражены в Положении?

 

Целесообразно в Положение включить информацию о том, что сведения о ПИН-коде карты являются конфиденциальными и держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим лицам; порядок представления отчета держателями карт по израсходованным суммам; ответственность за нарушение установленного порядка держателями карт; срок, в течение которого работник должен представить в организацию отчет об израсходованных суммах по корпоративной карте; описание документооборота и др.

3.

Предупреждены ли под подпись сотрудники о том, что ознакомлены с Правилами?

 

В целях усиления контроля рекомендовать организации ознакомить с Положением сотрудников под подпись

4.

Соблюдается ли в организации Порядок выдачи средств под отчет в части обоснованности выдачи подотчетным лицам корпоративных карт для расчетов?

 

Целесообразно приказом предусмотреть круг лиц-сотрудников, имеющих право совершать расходы за наличные средства, помимо командировочных расходов

1

2

3

4

5.

Имеется ли в организации Журнал выдачи и возврата корпоративных банковских карт?

 

Можно рекомендовать организации в целях повышения контроля над обращением корпоративных карт вести Журнал выдачи и возврата корпоративных банковских карт

6.

Своевременно ли сообщено в налоговый орган об открытии/закрытии счета, предназначенного для проведения операций, совершаемых с использованием расчетных (дебетовых) карт

 

См. Постановление Президиума ВАС РФ от 21.09.2010 № 2942/10 по делу № А50-8557/2009

7.

Соблюдается ли организацией лимит расчетов при использовании сотрудниками корпоративных карт?

 

См. письмо Минфина России от 25.09.2009 № 117-Т,

п. 2.5 Положения «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт», Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 №1843-У

8.

Своевременно ли выполняется бухгалтером запись по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»?

 

Аудитору следует проверить сроки отчета подотчетного лица по произведенным им расходам

9.

Имеют ли место расходы личного (непроизводственного) характера, оплаченные подотчетным лицом корпоративной картой?

 

Производственный характер расходов, производимых подотчетным лицом, аудитор может проверять, если это предусмотрено программой, состав затрат может проверяться и другим аудитором

10.

Своевременно ли включаются в состав доходов физического лица расходы, указанные в п.9?

 

Расходы непроизводственного характера включаются в совокупный доход и облагаются НДФЛ в общеустановленном порядке (гл.23 НК РФ)

11.

Формируют ли расходы п.9 постоянное налоговое обязательство?

 

Расходы непроизводственного характера не уменьшают налогооблагаемую прибыль (гл. 25 НК РФ), в связи с чем аудитор проверяет отражение постоянного налогового обязательства

12.

Не предъявлен ли к вычету НДС по услугам непроизводственного характера, указанным в п.9?

 

По услугам непроизводственного характера НДС к вычету не принимается (гл.21 НК РФ) и в расходах для целей исчисления прибыли не учитывается

13.

Все ли расходы подтверждены необходимыми первичными бухгалтерскими документами, носящими оправдательный характер (слипами, квитанциями электронных терминалов, бланками строгой отчетности и т.д.)?

 

Аудитор описывает выявленные нарушения при недостаточности подтверждающих документов

14.

Не применялись ли валютные корпоративные карты для оплаты командированным за границу лицом товаров (работ, услуг) для производственных целей организации?

 

См. Положение «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт»

15.

Правильно ли бухгалтерией применялись даты для пересчета иностранной валюты?

 

Основание - Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (Приказ Минфина России от 27.11.2006 № 154н)

16.

Не выявлены ли случаи приобретения на территории РФ иностранной валюты подотчетным лицом по карте?

 

См. Положение «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт»

17.

Не применялись ли корпоративные карты для выдачи заработной платы и социальных пособий?

 

См. Положение «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт»

Таким образом, аудит расчетов с подотчетными лицами при использовании корпоративных банковских карт имеет некоторые особенности.

Учитывая рассмотренные нами некоторые нарушения, выявленные при аудиторских проверках, специалисты аудиторских компаний могу планировать проверку расчетов с подотчетными лицами при применении корпоративных банковских карт так, чтобы сократить трудозатраты и повысить эффективность аудиторской проверки.

Рецензенты:

Андреев В.Д., д.э.н., зав. кафедрой бухгалтерского учета и аудита ГОУ ВПО «Сочинский государственный университет туризма и курортного дела», г. Сочи;

Левченко Т.П., д.э.н., профессор кафедры бухгалтерского учета и аудита ГОУ ВПО «Сочинский государственный университет туризма и курортного дела», г. Сочи.

Работа поступила в редакцию 08.07.2011.


[1] В письме Минфина России от 16.10.2009 N 03-03-06/1/666) рассмотрена ситуация, когда гостиница выдала командированному сотруднику справку об оплате, где были указаны номер трансакции, сумма и дата платежа, владелец карты, тип карты и последние четыре цифры ее номера, а банк выдал выписку со счета кредитной карты. Позиция Минфина России заключается в том, расходы документально не подтверждены, так как сотрудник не предоставил бланк строгой отчетности с указанием обязательных реквизитов в соответствии с Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 №359.


Библиографическая ссылка

Кисилевич Т.И. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ: ПРИМЕНЕНИЕ В ОРГАНИЗАЦИИ КОРПОРАТИВНЫХ БАНКОВСКИХ КАРТ // Фундаментальные исследования. – 2011. – № 12-1. – С. 207-212;
URL: http://www.fundamental-research.ru/ru/article/view?id=28881 (дата обращения: 16.11.2019).

Предлагаем вашему вниманию журналы, издающиеся в издательстве «Академия Естествознания»
(Высокий импакт-фактор РИНЦ, тематика журналов охватывает все научные направления)

«Фундаментальные исследования» список ВАК ИФ РИНЦ = 1.074