Scientific journal
Fundamental research
ISSN 1812-7339
"Перечень" ВАК
ИФ РИНЦ = 1,441

SYSTEM OF REQUIREMENTS TO SUPPORT OF AN EFFECTIVE ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT OF THE COMPANIES OF SMALL AND MEDIUM BUSINESS

Makarchuk Т.А. 1 Minakov V.F. 1 Makarchuk I.А. 2
1 Federal State Budget Educational Institution of Higher Professional Education «Saint-Petersburg State Economic University»
2 ITMO University
Представление данных в цифровом формате и электронный обмен документами рассматриваются как обязательные атрибуты цифровой экономики. В статье описываются основные принципы электронного документооборота в цифровом обществе, представлена методика проведения обследований документооборота компаний, включающая этапы экспертизы, анализа бизнес-процессов и проектирования. Отдельное внимание уделяется изучению основных процессов компании, автоматизируемых в системе электронного документооборота, на примере компаний в области производства и торговли продукции, теплоэнергетики и государственных учреждений. Сценарии работы с документами выделенных процессов по принципу «Как есть» и «Как должно быть» позволили сформировать требования к шаблонному решению системы электронного документооборота на платформе Docsvision. Представленное в статье шаблонное решение системы электронного документооборота предложено в соответствии с процессным подходом, описанным в системе менеджмента качества ГОСТ Р ИСО 9000_2008. Полученные в статье результаты позволяют компании внедрить систему электронного документооборота в краткие сроки с минимальной стоимостью владения и могут быть полезны для повышения эффективности управления документооборотом в компаниях малого и среднего бизнеса.
Digital format of data and electronic document management are considered as obligatory attributes of digital economy. In this article the basic principles of electronic document flow in digital society are described, the technique of carrying out inspections of document flow of the companies including stages of examination, the analysis of business processes and design is presented. Special attention is paid to studying of the main processes of the company automated in an electronic document management system on the example of the companies in the field of production and trade of production, power system and public institutions. Scenarios of work with documents of the allocated processes by the principle «As is» and «To be» have allowed creating requirements to the sample solution of an electronic document management system on the Docsvision platform. The sample solution of an electronic document management system presented in the article is proposed in compliance with the processing campaign described in a quality management system of GOST P ISO 9000_2008. The results received in article allow the company to introduce an electronic document management system in short terms with the minimum cost of possession and can be useful to increase in effective management of document flow in small and medium-sized companies.
digital economy
information system of electronic document management

В условиях цифровой экономики данные в цифровом виде становятся обязательным атрибутом производства [1], в связи с чем автоматизация бизнес-процессов документооборота компании посредством внедрения системы электронного документооборота (СЭД) позволит существенно повысить точность принятия решений [2] за счет получения, сохранения, обработки и распространения актуальной информации [3] с учетом ее стратегических приоритетов. Внедрение СЭД позволит отслеживать состояние любого документа на протяжении всего его жизненного цикла в более короткие сроки [4]. Согласно стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 гг. от 09.05.2017 г. предлагается на территории страны для обеспечения информационной безопасности и технологической независимости использование программного обеспечения российских разработчиков. В связи с чем использование СЭД на платформе DocsVision (URL: http://www.docsvision.com), включенной в 2016 г. в единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных (URL: https://reestr.minsvyaz.ru), является предпочтительным по сравнению с западными аналогами. При решении задачи выбора инструмента управления документооборотом компании методом аналитических сетей Т. Саати СЭД DocsVision предлагается в качестве лучшей альтернативы среди российских приложений данного класса [5]. В публикации В.Ф. Гапоненко отмечается положительная динамика финансовых показателей компании в результате использования СЭД DocsVision [6].

В настоящее время СЭД, в том числе СЭД на платформе Docsvision, являются ECM-ориентированными, т.е. поддерживают концепцию управления информационными ресурсами предприятия Enterprise Content Management (ECM) [7], в том числе управления документами; образами документов; веб-контентом; мультимедиаконтентом; знаниями; документоориентированным взаимодействием.

Основными принципами электронного документооборота, влияющими на точность принятия решений, являются:

- идентификация отдельного документа согласно регистрационному номеру и конкретной идентификации [8];

- аутентичность документа [9];

- движение документа по заданному жизненному циклу [10];

- параллельное заполнение полей документа для сокращения времени его движения;

- поиск документов по его атрибутам [11];

- сводные отчеты по различным атрибутам и состояниям документа.

В настоящее время основными проблемами внедрения СЭД для компаний являются высокая стоимость владения программным продуктом [13] и продолжительное время его внедрения в компанию [13], в связи с чем создание шаблона СЭД на платформе Docsvision, содержащего стандартный пакет модулей для обеспечения электронного документооборота в компаниях малого и среднего бизнеса, позволить их снизить.

Для разработки требований к шаблонному решению СЭД на платформе Docsvision были проведены обследования документооборота компаний, направленные на сбор и систематизацию информации о структуре компании, её бизнес-процессах и требований к внедряемой СЭД на основе процессного подхода, согласно стандарту ГОСТ ИСО Р 9000_2008.

Методика проведения обследований документооборота компаний включала три этапа: экспертиза; анализ бизнес-процессов; проектирование. На этапе экспертизы изучались особенности управления компанией и организации производства, номенклатура товаров и услуг, бизнес-процессы, ИТ-инфраструктура, с учетом которых создавалось коммерческое предложение с описанием возможных решений по автоматизации электронного документооборота, графиком работ и стоимостью проекта. Анализ бизнес-процессов компании, подлежащих автоматизации, и требований к системе, оформлялся протоколами по итогам встреч с заказчиком. На данном этапе проводилось моделирование бизнес-процессов в нотации BPMN и диаграммы верхнего уровня [14]. На этапе проектирования разрабатывалось техническое задание на разработку СЭД.

В результате проведенного анализа документооборота компаний в области производства и торговли продукции, теплоэнергетики и государственных учреждений были выделены основные процессы, автоматизируемые в СЭД:

  • Входящие документы.
  • Исходящие документы.
  • Служебные записки.
  • Договорные документы.
  • Дополнительные соглашения к договору.
  • Заявки на техническую поддержку.
  • Заявки на подключение к ресурсам.
  • Заявки на выдачу временного пропуска.
  • Заявки на выдачу постоянного пропуска.

Сценарии работы с документами выделенных процессов по принципу «Как есть» и «Как должно быть» выполнялись в программе Microsoft Visio. На рис. 1 представлено описание бизнес-процесса – Процедура обработки служебной записки по принципу «Как должно быть».

Согласно рис. 1 процедура обработки служебной записки включает следующие информационные операции. Инициатор создаёт карточку вида «Служебная записка», выбирает сотрудников в полях «Согласующий», «Подписант» и «Регистратор», далее заполняет все поля, прикрепляет к ней основной файл и отправляет документ на согласование. Согласующий открывает задание на согласование, просматривает документ и принимает решение. Если документ согласован, то документ переходит на следующий этап согласования, если в документе есть недочёты, документ отклоняется и возвращается на доработку исполнителю. При возврате документа на доработку у исполнителя есть возможность отредактировать документ и отправить на повторное согласование или отменить документ. Документ приходит на подписание сотруднику из поля «Подписант» карточки «Служебная записка» после всех согласований. Подписант открывает задание в личной папке, проверяет его и подписывает, нажав на кнопку «Подписано», если в документе есть недочёты, документ отправляется на доработку Инициатору. После подписания документ направляется Регистратору. Регистратор открывает задание, открывает карточку документа и в поле «Регистрационный номер» вписывает Внутренний номер, нажав на кнопку «Выдать номер». После выдачи номера Регистратор нажимает кнопку «Зарегистрировано», завершая задание. Поле регистрации документ идёт на рассмотрение Получателю. Получатель открывает задание и с помощью кнопки в задании создаёт резолюцию. В поле «Исполнитель» указывает исполнителя, срок и текст с заданием и отправляет документ на исполнение. Исполнитель в личной папке открывает задание на исполнение, выполняет и завершает задание, нажав на кнопку «Завершить». После успешного завершения задания процесс считается завершенным.

Сценарии работы с документами выделенных процессов по принципу «Как есть» и «Как должно быть» позволили сформировать технические требования к шаблонному решению СЭД на платформе Docsvision для эффективного управления документооборотом в компаниях. Технические требования к шаблонному решению СЭД на платформе Docsvision включают в себя:

1. Платформу «Docsvision», как основу для создания готового продукта.

2. Стандартное решение от компании «Docsvision» – «Управление документами».

3. Требования разных организаций, направленных на автоматизацию определенных бизнес-задач (Пользовательские бизнес-процессы и Пользовательские карточки).

4. Конструкторы для настройки решений:

- «Конструктор согласований» для отслеживания процесса подписания документов;

- «Конструктор карточек» для конфигурации карточек;

- «Конструктор разметок» для изменения интерфейса карточек;

- «Конструктор состояний» для описания и настройки состояний объектов;

- «Конструктор ролей» для разграничения полномочий разных пользователей системы;

- «Конструктор скриптов» для хранения и редактирования специальных сценариев (скриптов), созданных в «Конструкторе разметок»;

- «Конструктор правил нумераций» для обеспечения возможности автоматической нумерации пользовательских карточек;

- «Конструктор бизнес-процессов» для автоматизации бизнес-процессов компании на платформе Docsvision;

- «Конструктор поисковых запросов» для формирования поисковых запросов в терминах Docsvision.

На рис. 2 представлен состав шаблонного решения СЭД на платформе Docsvision.

При внедрении СЭД рекомендовано создание карточек для работы с входящими и исходящими документами, оформления служебных записок, заявок на техническую поддержку, подключения к ресурсам; на временный и постоянный пропуска, составления договора и дополнительного соглашения.

В шаблонном решении СЭД должны быть настроены справочники, позволяющие многократно использовать заранее определенные наборы данных, такие как сотрудники, контрагенты и номенклатура, а также справочники:

- ссылок, позволяющие задавать взаимосвязи между различными карточками;

- грифов для формирования грифов документов, которые указывают степень секретности сведений, содержащихся в документах;

- шаблонов для распределения обязанностей исполнителям;

- видов приёмки для выбора контроля в документах;

- типов документов;

- типов доставки документов;

- статусов контроля для постановки или снятия документов с контроля;

- типов договоров для указания вида договора в карточках договоров;

- тем заявок на ТП для выбора темы заявки на техническую поддержку;

- информационных ресурсов для определения выбора ресурса заявки на подключение к ресурсу.

В СЭД рекомендуется разделять типы папок: контейнер; стандартная; виртуальная. Папка-контейнер служит для логического объединения нескольких подпапок и не может использоваться для создания и хранения документов. В стандартной папке создаются и хранятся карточки документов, при этом для каждой папки должно быть установлено соответствующее ограничение на виды создаваемых документов. В виртуальной папке не хранятся объекты, а отображаются результаты определенного поискового запроса.

makar1a.tif

Рис. 1. Процедура обработки служебной записки

makar2.wmf

Рис. 2. Состав решения

СЭД должна удовлетворять следующим требованиям: иерархическая структура каталогов; представление документа в виде карточки с указанием его атрибутов; классификация карточек; возможность прикрепления к карточке файлов любых форматов; формирование ссылок между карточками документов; аутентификация пользователей для доступа к документам и разграничение прав доступа; поиск и фильтрация карточек.

Для оценки показателей эффективности разработанного решения были рассмотрены два проекта, сформированных в программе MS Project:

Проект № 1, внедренный в системе «Docsvision» без коробочного решения;

Проект № 2, внедренный в системе «Docsvision» с коробочным решением.

Для каждого проекта были рассмотрены четыре этапа: разработка технического задания; настройка решения; эксплуатационная документация; тестирование разработанного решения, и рассчитаны такие параметры, как длительность работ, трудоемкость работ, ресурсы и затраты (руб.). При расчете затрат стоимость лицензии платформы Docsvision и других дополнительных модулей не учитывалась.

Сравнивая затраты проекта № 1 и проекта № 2 по внедрению СЭД на платформе Docsvision, авторы получили, что затраты проекта № 2 уменьшились на 10 % при сокращении длительности проекта с 158 дней до 49 дней.

Представленное в статье шаблонное решение СЭД было разработано согласно рекомендованной методологии разработки приложений на базе платформы Docsvision с использованием стандартных API. Предложенное решение позволяет компании получить его в краткие сроки с минимальной стоимостью владения, системному администратору – средства контроля и мониторинга процесса документооборота, предсказуемое поведение системы, надежность и всестороннее обеспечение информационной безопасности.

Разработанное шаблонное решение СЭД на платформе Docsvision может быть использовано для внедрения как универсальное коробочное решение или комбинированнее решение, включающее в себя дополнительные модули.