Научный журнал
Фундаментальные исследования
ISSN 1812-7339
"Перечень" ВАК
ИФ РИНЦ = 1,087

СИСТЕМА ТРЕБОВАНИЙ К ОБЕСПЕЧЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КОМПАНИЙ МАЛОГО И СРЕДНЕГО БИЗНЕСА

Макарчук Т.А. 1 Минаков В.Ф. 1 Макарчук И.А. 2
1 ФГБОУ ВО «Санкт-Петербургский государственный экономический университет»
2 ФГАОУ ВО «Университет информационных технологий механики и оптики (национальный научно-исследовательский университет)»
Представление данных в цифровом формате и электронный обмен документами рассматриваются как обязательные атрибуты цифровой экономики. В статье описываются основные принципы электронного документооборота в цифровом обществе, представлена методика проведения обследований документооборота компаний, включающая этапы экспертизы, анализа бизнес-процессов и проектирования. Отдельное внимание уделяется изучению основных процессов компании, автоматизируемых в системе электронного документооборота, на примере компаний в области производства и торговли продукции, теплоэнергетики и государственных учреждений. Сценарии работы с документами выделенных процессов по принципу «Как есть» и «Как должно быть» позволили сформировать требования к шаблонному решению системы электронного документооборота на платформе Docsvision. Представленное в статье шаблонное решение системы электронного документооборота предложено в соответствии с процессным подходом, описанным в системе менеджмента качества ГОСТ Р ИСО 9000_2008. Полученные в статье результаты позволяют компании внедрить систему электронного документооборота в краткие сроки с минимальной стоимостью владения и могут быть полезны для повышения эффективности управления документооборотом в компаниях малого и среднего бизнеса.
цифровая экономика
информационные системы электронного документооборота
1. Гуськова Н.Д., Неретина Е.А. Предпосылки формирования и ключевые положения концепции «Индустрия 4.0» // Цифровая экономика и «Индустрия 4.0»: проблемы и перспективы: труды научно-практической конференции с международным участием. – СПб.: Изд-во СПбГПУ Петра Великого, 2017. – С. 51–57.
2. Абызова Е.Р. Некоторые аспекты концепции «Электронного государства» // Вестник Алтайской академии экономики и права. – 2015. – № 4. – С. 9–12.
3. Макарчук Т.А., Минаков В.Ф., Щугарева В.А. Облачные решения построения информационных систем управления ресурсами организации // Международный научно-исследовательский журнал. – 2014. – № 1–1 (20). – С. 68–69.
4. Бурцев И.В. Основные принципы внедрения электронного документооборота на промышленном предприятии // Современные проблемы науки и образования. – 2013. – № 1. URL: https://science-education.ru/ru/article/view?id=8126.
5. Ставрова А.Б. Выбор оптимальной системы электронного документооборота как инструмента управления организацией // BI-технологии в оптимизации бизнес-процессов: Сборник трудов III Международной научно-практической конференции. – Екатеринбург: Изд-во УГЭУ, 2015. – С. 87–91.
6. Гапоненко В.С. Повышение эффективности деятельности компании ЗАО «Мибикор» за счет внедрения системы автоматизации делопроизводства DocsVision // Микроэкономика. – 2014. – № 5. – С. 89–95.
7. Haug A. The implementation of enterprise content management systems in SMEs // Enterprise Information Management. – 2012. – Vol. 25, Issue 4. – Р. 349–372.
8. Терещенко Р.Д., Башкова И.С. Принципы построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами // Научный вестник Крыма. – 2017. – № 1(6). – С. 16.
9. Бородин М.В. О терминах и принципах в сфере электронного документооборота // Актуальные проблемы российского права. – 2016. – № 2(63). – С. 102–109.
10. Картавцев К.В. Принцип организации электронного документооборота // Информационные технологии в экономике, образовании и бизнесе: Сборник трудов Международной конференции. – Саратов: Изд-во «Общество с ограниченной ответственностью «Центр профессионального менеджмента «Академия Бизнеса», 2013. – С. 57–58.
11. Эренценова М.А., Зазорина А.И. Использование электронного документооборота как основы эффективности современного управления // Современные проблемы экономики и менеджмента: поиск решений: Сборник научных статей. – М.: Русайнс, 2016. – С. 226–230.
12. Burtylev I.N., Mokhun K.V., Bodnya Y.V., Yukhnevich D.N. Development of Electronic Document Management Systems: Advantage and Efficiency // Science and Technology. – 2013. – Vol. 3, Issue: 2A. – Р. 1–9.
13. Золотовицкий А. Разработка российских систем электронного документооборота и управления рабочими процессами // Инновации. – 2015. – № 12. – С. 61–65.
14. Минаков В.Ф., Макарчук Т.А., Щугарева В.А. Технологии ВЕБ 2.0 в системе управления качеством // Международный научно-исследовательский журнал. – 2014. – № 1–1(20). – С. 70–72.

В условиях цифровой экономики данные в цифровом виде становятся обязательным атрибутом производства [1], в связи с чем автоматизация бизнес-процессов документооборота компании посредством внедрения системы электронного документооборота (СЭД) позволит существенно повысить точность принятия решений [2] за счет получения, сохранения, обработки и распространения актуальной информации [3] с учетом ее стратегических приоритетов. Внедрение СЭД позволит отслеживать состояние любого документа на протяжении всего его жизненного цикла в более короткие сроки [4]. Согласно стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 гг. от 09.05.2017 г. предлагается на территории страны для обеспечения информационной безопасности и технологической независимости использование программного обеспечения российских разработчиков. В связи с чем использование СЭД на платформе DocsVision (URL: http://www.docsvision.com), включенной в 2016 г. в единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных (URL: https://reestr.minsvyaz.ru), является предпочтительным по сравнению с западными аналогами. При решении задачи выбора инструмента управления документооборотом компании методом аналитических сетей Т. Саати СЭД DocsVision предлагается в качестве лучшей альтернативы среди российских приложений данного класса [5]. В публикации В.Ф. Гапоненко отмечается положительная динамика финансовых показателей компании в результате использования СЭД DocsVision [6].

В настоящее время СЭД, в том числе СЭД на платформе Docsvision, являются ECM-ориентированными, т.е. поддерживают концепцию управления информационными ресурсами предприятия Enterprise Content Management (ECM) [7], в том числе управления документами; образами документов; веб-контентом; мультимедиаконтентом; знаниями; документоориентированным взаимодействием.

Основными принципами электронного документооборота, влияющими на точность принятия решений, являются:

- идентификация отдельного документа согласно регистрационному номеру и конкретной идентификации [8];

- аутентичность документа [9];

- движение документа по заданному жизненному циклу [10];

- параллельное заполнение полей документа для сокращения времени его движения;

- поиск документов по его атрибутам [11];

- сводные отчеты по различным атрибутам и состояниям документа.

В настоящее время основными проблемами внедрения СЭД для компаний являются высокая стоимость владения программным продуктом [13] и продолжительное время его внедрения в компанию [13], в связи с чем создание шаблона СЭД на платформе Docsvision, содержащего стандартный пакет модулей для обеспечения электронного документооборота в компаниях малого и среднего бизнеса, позволить их снизить.

Для разработки требований к шаблонному решению СЭД на платформе Docsvision были проведены обследования документооборота компаний, направленные на сбор и систематизацию информации о структуре компании, её бизнес-процессах и требований к внедряемой СЭД на основе процессного подхода, согласно стандарту ГОСТ ИСО Р 9000_2008.

Методика проведения обследований документооборота компаний включала три этапа: экспертиза; анализ бизнес-процессов; проектирование. На этапе экспертизы изучались особенности управления компанией и организации производства, номенклатура товаров и услуг, бизнес-процессы, ИТ-инфраструктура, с учетом которых создавалось коммерческое предложение с описанием возможных решений по автоматизации электронного документооборота, графиком работ и стоимостью проекта. Анализ бизнес-процессов компании, подлежащих автоматизации, и требований к системе, оформлялся протоколами по итогам встреч с заказчиком. На данном этапе проводилось моделирование бизнес-процессов в нотации BPMN и диаграммы верхнего уровня [14]. На этапе проектирования разрабатывалось техническое задание на разработку СЭД.

В результате проведенного анализа документооборота компаний в области производства и торговли продукции, теплоэнергетики и государственных учреждений были выделены основные процессы, автоматизируемые в СЭД:

  • Входящие документы.
  • Исходящие документы.
  • Служебные записки.
  • Договорные документы.
  • Дополнительные соглашения к договору.
  • Заявки на техническую поддержку.
  • Заявки на подключение к ресурсам.
  • Заявки на выдачу временного пропуска.
  • Заявки на выдачу постоянного пропуска.

Сценарии работы с документами выделенных процессов по принципу «Как есть» и «Как должно быть» выполнялись в программе Microsoft Visio. На рис. 1 представлено описание бизнес-процесса – Процедура обработки служебной записки по принципу «Как должно быть».

Согласно рис. 1 процедура обработки служебной записки включает следующие информационные операции. Инициатор создаёт карточку вида «Служебная записка», выбирает сотрудников в полях «Согласующий», «Подписант» и «Регистратор», далее заполняет все поля, прикрепляет к ней основной файл и отправляет документ на согласование. Согласующий открывает задание на согласование, просматривает документ и принимает решение. Если документ согласован, то документ переходит на следующий этап согласования, если в документе есть недочёты, документ отклоняется и возвращается на доработку исполнителю. При возврате документа на доработку у исполнителя есть возможность отредактировать документ и отправить на повторное согласование или отменить документ. Документ приходит на подписание сотруднику из поля «Подписант» карточки «Служебная записка» после всех согласований. Подписант открывает задание в личной папке, проверяет его и подписывает, нажав на кнопку «Подписано», если в документе есть недочёты, документ отправляется на доработку Инициатору. После подписания документ направляется Регистратору. Регистратор открывает задание, открывает карточку документа и в поле «Регистрационный номер» вписывает Внутренний номер, нажав на кнопку «Выдать номер». После выдачи номера Регистратор нажимает кнопку «Зарегистрировано», завершая задание. Поле регистрации документ идёт на рассмотрение Получателю. Получатель открывает задание и с помощью кнопки в задании создаёт резолюцию. В поле «Исполнитель» указывает исполнителя, срок и текст с заданием и отправляет документ на исполнение. Исполнитель в личной папке открывает задание на исполнение, выполняет и завершает задание, нажав на кнопку «Завершить». После успешного завершения задания процесс считается завершенным.

Сценарии работы с документами выделенных процессов по принципу «Как есть» и «Как должно быть» позволили сформировать технические требования к шаблонному решению СЭД на платформе Docsvision для эффективного управления документооборотом в компаниях. Технические требования к шаблонному решению СЭД на платформе Docsvision включают в себя:

1. Платформу «Docsvision», как основу для создания готового продукта.

2. Стандартное решение от компании «Docsvision» – «Управление документами».

3. Требования разных организаций, направленных на автоматизацию определенных бизнес-задач (Пользовательские бизнес-процессы и Пользовательские карточки).

4. Конструкторы для настройки решений:

- «Конструктор согласований» для отслеживания процесса подписания документов;

- «Конструктор карточек» для конфигурации карточек;

- «Конструктор разметок» для изменения интерфейса карточек;

- «Конструктор состояний» для описания и настройки состояний объектов;

- «Конструктор ролей» для разграничения полномочий разных пользователей системы;

- «Конструктор скриптов» для хранения и редактирования специальных сценариев (скриптов), созданных в «Конструкторе разметок»;

- «Конструктор правил нумераций» для обеспечения возможности автоматической нумерации пользовательских карточек;

- «Конструктор бизнес-процессов» для автоматизации бизнес-процессов компании на платформе Docsvision;

- «Конструктор поисковых запросов» для формирования поисковых запросов в терминах Docsvision.

На рис. 2 представлен состав шаблонного решения СЭД на платформе Docsvision.

При внедрении СЭД рекомендовано создание карточек для работы с входящими и исходящими документами, оформления служебных записок, заявок на техническую поддержку, подключения к ресурсам; на временный и постоянный пропуска, составления договора и дополнительного соглашения.

В шаблонном решении СЭД должны быть настроены справочники, позволяющие многократно использовать заранее определенные наборы данных, такие как сотрудники, контрагенты и номенклатура, а также справочники:

- ссылок, позволяющие задавать взаимосвязи между различными карточками;

- грифов для формирования грифов документов, которые указывают степень секретности сведений, содержащихся в документах;

- шаблонов для распределения обязанностей исполнителям;

- видов приёмки для выбора контроля в документах;

- типов документов;

- типов доставки документов;

- статусов контроля для постановки или снятия документов с контроля;

- типов договоров для указания вида договора в карточках договоров;

- тем заявок на ТП для выбора темы заявки на техническую поддержку;

- информационных ресурсов для определения выбора ресурса заявки на подключение к ресурсу.

В СЭД рекомендуется разделять типы папок: контейнер; стандартная; виртуальная. Папка-контейнер служит для логического объединения нескольких подпапок и не может использоваться для создания и хранения документов. В стандартной папке создаются и хранятся карточки документов, при этом для каждой папки должно быть установлено соответствующее ограничение на виды создаваемых документов. В виртуальной папке не хранятся объекты, а отображаются результаты определенного поискового запроса.

makar1a.tif

Рис. 1. Процедура обработки служебной записки

makar2.wmf

Рис. 2. Состав решения

СЭД должна удовлетворять следующим требованиям: иерархическая структура каталогов; представление документа в виде карточки с указанием его атрибутов; классификация карточек; возможность прикрепления к карточке файлов любых форматов; формирование ссылок между карточками документов; аутентификация пользователей для доступа к документам и разграничение прав доступа; поиск и фильтрация карточек.

Для оценки показателей эффективности разработанного решения были рассмотрены два проекта, сформированных в программе MS Project:

Проект № 1, внедренный в системе «Docsvision» без коробочного решения;

Проект № 2, внедренный в системе «Docsvision» с коробочным решением.

Для каждого проекта были рассмотрены четыре этапа: разработка технического задания; настройка решения; эксплуатационная документация; тестирование разработанного решения, и рассчитаны такие параметры, как длительность работ, трудоемкость работ, ресурсы и затраты (руб.). При расчете затрат стоимость лицензии платформы Docsvision и других дополнительных модулей не учитывалась.

Сравнивая затраты проекта № 1 и проекта № 2 по внедрению СЭД на платформе Docsvision, авторы получили, что затраты проекта № 2 уменьшились на 10 % при сокращении длительности проекта с 158 дней до 49 дней.

Представленное в статье шаблонное решение СЭД было разработано согласно рекомендованной методологии разработки приложений на базе платформы Docsvision с использованием стандартных API. Предложенное решение позволяет компании получить его в краткие сроки с минимальной стоимостью владения, системному администратору – средства контроля и мониторинга процесса документооборота, предсказуемое поведение системы, надежность и всестороннее обеспечение информационной безопасности.

Разработанное шаблонное решение СЭД на платформе Docsvision может быть использовано для внедрения как универсальное коробочное решение или комбинированнее решение, включающее в себя дополнительные модули.


Библиографическая ссылка

Макарчук Т.А., Минаков В.Ф., Макарчук И.А. СИСТЕМА ТРЕБОВАНИЙ К ОБЕСПЕЧЕНИЮ ЭФФЕКТИВНОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КОМПАНИЙ МАЛОГО И СРЕДНЕГО БИЗНЕСА // Фундаментальные исследования. – 2017. – № 10-3. – С. 477-482;
URL: http://www.fundamental-research.ru/ru/article/view?id=41861 (дата обращения: 07.08.2020).

Предлагаем вашему вниманию журналы, издающиеся в издательстве «Академия Естествознания»
(Высокий импакт-фактор РИНЦ, тематика журналов охватывает все научные направления)

«Фундаментальные исследования» список ВАК ИФ РИНЦ = 1.074